Цель обучения:
Код ОКПДТР 20062 Возможные коды ОКЗ по действующему ОК 010-2014: 3341 - Офис-менеджеры 3343 - Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал Цель обучения – Получение квалификации и документа установленного образца Категорию слушателей (занимаемая должность) – Администратор
Должен изучить и знать:
Расположение офисных помещений.
Принципы планировки и оформления помещений офиса.
Правила и методы организации работы офиса.
Сферу деятельности работников офиса.
Этику взаимоотношений в рабочей группе.
Стандарты делопроизводства.
Принципы организации снабжения офиса.
Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
Техническое оснащение офиса.
Правила пользования оргтехникой.
Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
Основы эстетики, этики и социальной психологии.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Основы трудового законодательства.
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Получить необходимые знания:
Администратор офиса:
Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
Ведет учет посетителей.
Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).